L’organisation du travail, c’est-à-dire la planification de ses tâches, est l’un des facteurs clés de qualité et de satisfaction client. C’est aussi le meilleur moyen pour travailler dans des conditions agréables.
Découvrons comment ne plus subir ou faire subir…
1. Qu’est-ce que l’organisation du travail ?
OBSERVER :Prendre le temps de regarder : diagnostiquer quels sont les différents besoins et attentes des personnes par rapport aux environnements.
ANALYSER :Réfléchir aux tâches à réaliser pour répondre aux besoins. Il est donc important de savoir de quels moyens on dispose : en temps, en matériel, par rapport à l’urgence, par rapport à l’organisation générale.
DÉCIDER L’EXÉCUTION :Comment exécuter les tâches mises en évidence (moyens) en tenant compte des facteurs analysés avant, des tâches urgentes et tâches importantes. Préparer l’ordre d’exécution c’est-à-dire le planning, sur le court terme et sur le long terme.
AGIR :Faire ! C’est-à-dire :
- Préparer l’ensemble du matériel nécessaire à la réalisation de la première tâche.
- Réaliser cette tâche en respectant les procédures (hygiène, sécurité, etc…)
- Ranger le matériel et passer à la seconde tâche à réaliser.
CONTRÔLER :
- Évaluer le résultat de chacune des tâches effectuées ainsi que le travail complet, en vérifiant que chaque objectif a été atteint dans le temps imparti.
- Transmettre (par écrit) les résultats obtenus, aux collègues, aux responsables, etc…
2. Pourquoi organiser son travail ?
| Pouvoir faire face aux imprévus | Anticiper c’est pouvoir gérer les imprévus qui se présentent. Et les imprévus sont nombreux. En organisant ses tâches et surtout en les priorisant de la plus importante à la moins importante, cela permet au moment imprévu de se consacrer à l’urgence tout en sachant que les priorités sont faites. |
| Améliorer le confort des clients | Organiser c’est anticiper. Et quoi de plus agréable pour un client que ses besoins soient traités avant de les avoir exprimés. |
| Améliorer la qualité perçue | Dire à un client ce que l’on fera le lendemain ou les jours suivants est le meilleur moyen de lui donner confiance et de le décharger. |
| Travailler sans surcharge | Exercer une activité en sachant ce que l’on fait et ce que l’on fera après, permet d’être serein et d’avoir l’esprit dégagé à la fin de sa journée. |
3. Quelques astuces pour organiser son travail ?
1. Connaître les attentes des clients
Chaque client est différent. Ils ont des priorités, des envies, et des contraintes qu’il est indispensable de connaître afin d’adapter son organisation en conséquence.
2. Travailler les tâches de la plus importante à la moins importante
Planifier les tâches les plus importantes de la journée en premier et les plus brèves ensuite. La liste de tâches quotidiennes est ainsi courte et va à l’essentiel.
3. Petit à petit
Décomposer les activités plus complexes en petits éléments, plus facilement réalisables.
4. Estimer le temps nécessaire pour chaque tâche
Prenez l’habitude de noter le temps que vous prennent vos différentes activités. Si vous constatez un écart entre le temps estimé et le temps réel, essayez de savoir ce qui pourrait être mieux fait la prochaine fois.
5. Ne pas se surcharger
Utilisez votre temps pour savourer votre réussite et faire ce que vous aimez !
6. Programmer 60% de son temps
Il arrive toujours des imprévus, gardez le reste de votre journée pour gérer les urgences.
7. Finir chaque tâche avant d’en commencer une autre
Faire une chose à la fois est plus efficace, cela vous évite de vous disperser. Si vous devez vous arrêter au milieu d’une tâche, planifier dès maintenant le moment où vous allez la reprendre.
Une Prestation de service de qualité nécessite entre autres :
- Des connaissances et des compétences
- Une Rapidité / efficacité
- Veiller à la sécurité des biens et des personnes
- Une excellente présentation
- Une grande Discrétion
- Une Communication adaptée
- La Connaissance des attentes du client
- Le contrôle de son travail
La liste est longue et les professionnels les plus compétents s’y retrouvent.
Toutefois, pour atteindre une haute qualité et délivrer un service parfait, le dernier élément clé de la réussite sera de réfléchir, savoir parfois se poser pour analyser étudier et planifier. C’est cela être professionnel, quelle que soit son activité, Être Autonome, anticiper, et prioriser.
En un mot… Être organisé.